비즈니스 이메일, 제대로 쓰고 계십니까...?
모든 비즈니스에서 빼놓을 수 없는 필수 수단인 이메일! 이메일에도 때론 격식이 필요합니다.
일종의 격식만 갖추게 되면 빠른 피드백을 받아 업무의 효율성을 증가시키는데요.
자 지금부터, 이메일 비즈니스의 기본 매너 5가지만 기억해주세요!
Step 1. 제목은 30자를 넘지 않게
제목은 이메일에서 가장 중요한 비중을 차지합니다. 생각보다 많은 분들이 ‘00과장님, 관련자료 보내드립니다’ 식으로 작성하는 경우가 많은데요. 제목에는 보내는 사람의 소속과 용건만 간단히 기입하세요. 그래야 메일을 받아보는 사람의 한눈에 파악하기 쉽니다. 소속은 대괄호 안에, 용건은 괄호 밖에 기입해야 파악하기가 더 용이합니다.
Step 2. 인사 건너뛰지 마세요
자주 메일을 주고받는 사이라고 해도 인사를 건너뛰면 아쉽습니다. “안녕하세요, 00과장님, 경북TP 대외홍보팀 이민주입니다” 정도로 상대방의 이름과 직위를 언급하여 간단히 인사하되, 인사말은 30자를 넘기지 않도록 합니다. 미사여구로 장식된 인사는 용건의 중요성을 희석시킬 수 있습니다!
Step 3. 내용은 핵심요점을 먼저 적어주세요
용건을 적기 전 반드시 해야 하는 것이 바로 ‘요점 콕 짚어주기’입니다. 메일의 용건을 한 문장으로 기입해 상대방이 요점을 바로 파악할 수 있도록 합니다.
내용이 긴 경우에는 중요한 부분에 강조 처리를 하거나 글씨의 크기를 달리하는 것도 좋습니다. 용건이 끝나면 끝인사를 적어 용건이 끝났음을 알리고, 끝인사는 듣는 사람에 따라 무례하게 느껴질 수 있는 ‘수고하세요’ 보다는 ‘감사합니다’가 좋습니다.
Step 4. 대용량 첨부파일은 꼭 압축해서 보내요
첨부파일을 일일이 열어보는 것도 상대방 입장에선 일이 될 수 있습니다. 5개 이상의 첨부파일은 꼭 압축시켜 한꺼번에 다운로드 받을 수 있도록 합니다.
첨부파일이 많아질수록 ‘파일정리’의 수고로움을 당연히 여기는 마음가짐도 필요합니다.
정리라고 해봐야 첨부파일명에 번호를 붙이는 정도입니다. 이렇게 되면 “1번 파일을 보시면요~‘ 등처럼 대화하기도 훨씬 편리해지겠죠?
Step 5. 전송은 예약제로 ~
아주 중요한 문건일수록 ‘즉시 전송’을 피하는 게 바람직합니다. 수정해야 할 내용이 생겼을 경우 대비하기 위함입니다.
또한, 늦은 시각 전송은 되도록 삼가세요. 요즘 휴대전화, 태블릿 PC를 통해 상대방이 메일을 확인 할 수 있으나 빨리 전송이 된다고 하여금 업무처리가 바로 되지는 않으니깐요. 전송한 내용이 잘못됐음을 알리는 이메일을 다시 쓰고 싶지 않다면, 늦은 시각 이메일 전송은 ‘예약제로!’ 꼭 기억하세요.
